1. Who we are

SplitBooks ("we", "us") is developed and operated by AI Consilium — currently an independent project run by a solo developer, not yet a registered company. SplitBooks is a shared bookkeeping tool used by business partners to track income, expenses, and profit splits. For any privacy questions or requests, contact us at support@ai-consilium.com.

2. What data we collect

• Account data: email address and password (handled by our authentication provider, Supabase).
• Workspace data: organization name, partner display names, profit-share percentages, tax reserve rate.
• Transaction data: dates, amounts, categories, descriptions, project names, and who recorded each entry.
• Receipts: photos or scans of receipts you upload, stored in private cloud storage.
• Device PIN: an optional 4-digit local lock stored only on your device — it is never sent to our servers.
• Technical data: basic connection logs (IP address, timestamps) automatically generated by our hosting providers (Netlify, Supabase) for security and abuse prevention.
• Analytics data: we use PostHog, an EU-hosted analytics tool, to see how many people use SplitBooks and which features they use (e.g. page views, button clicks, approximate location derived from IP). This does not include your transaction amounts, receipts, or other financial details.

We do not sell your data or share it with third parties for advertising purposes. As the current sole operator of SplitBooks, the developer has administrative access to the underlying database for maintenance and support, but does not access your workspace data except to fix a bug, respond to a support request, or comply with a legal obligation.

3. Why we process this data (legal basis)

• Performance of a contract — to provide the shared bookkeeping service you signed up for.
• Legitimate interest — to keep the service secure, prevent abuse, fix bugs, and understand how the product is used so we can improve it.
• Consent — where you explicitly opt in (e.g. an invite link you choose to share with a partner).

4. Where your data is stored

Your data is stored with our infrastructure providers: Supabase (database, authentication, and file storage — region eu-central-2, Zurich), Netlify (website hosting/CDN), and PostHog (EU Cloud, for product analytics). Where data leaves the European Economic Area, we rely on the standard contractual safeguards offered by these providers.

5. How long we keep it

We keep your workspace data for as long as your account or organization is active. If you ask us to delete your account or a specific record, we will delete it within a reasonable time, except where we must keep it to comply with a legal obligation.

6. Your rights

If you are in the European Economic Area, you have the right to: access the personal data we hold about you; correct inaccurate data; request erasure; restrict or object to processing; and receive a copy of your data in a portable format. You can also lodge a complaint with your national data protection authority (in Poland: UODO). To exercise any of these rights, contact us at support@ai-consilium.com.

7. Security

Connections to SplitBooks are encrypted in transit (HTTPS/TLS). Access to your workspace data is restricted using database-level row security rules, so only members of your organization can see its transactions and receipts.

8. Children

SplitBooks is intended for business use by adults and is not directed at children.

9. Changes to this policy

We may update this policy from time to time. Material changes will be reflected by updating the "Last updated" date above.

1. Kim jesteśmy

SplitBooks ("my") jest tworzony i prowadzony przez AI Consilium — obecnie niezależny projekt prowadzony przez jednego dewelopera, jeszcze niezarejestrowany jako firma. SplitBooks to narzędzie do wspólnej księgowości używane przez wspólników biznesowych do śledzenia przychodów, kosztów i podziału zysku. W sprawach dotyczących prywatności prosimy o kontakt: support@ai-consilium.com.

2. Jakie dane zbieramy

• Dane konta: adres e-mail i hasło (obsługiwane przez naszego dostawcę uwierzytelniania, Supabase).
• Dane organizacji: nazwa organizacji, imiona/nazwy partnerów, procentowy podział zysku, stawka rezerwy podatkowej.
• Dane transakcji: daty, kwoty, kategorie, opisy, nazwy projektów oraz kto wprowadził dany wpis.
• Paragony: zdjęcia lub skany paragonów przechowywane w prywatnym magazynie w chmurze.
• PIN urządzenia: opcjonalna 4-cyfrowa blokada zapisywana wyłącznie lokalnie na Twoim urządzeniu — nigdy nie jest wysyłana na nasze serwery.
• Dane techniczne: podstawowe logi połączeń (adres IP, znaczniki czasu) generowane automatycznie przez naszych dostawców hostingu (Netlify, Supabase) w celach bezpieczeństwa.
• Dane analityczne: używamy PostHog, narzędzia analitycznego hostowanego w UE, aby zobaczyć, ile osób korzysta ze SplitBooks i jakich funkcji używają (np. odłony stron, kliknięcia przycisków, przybliżona lokalizacja na podstawie adresu IP). Nie obejmuje to kwot transakcji, paragonów ani innych danych finansowych.

Nie sprzedajemy Twoich danych ani nie udostępniamy ich stronom trzecim w celach reklamowych. Jako obecny jedyny operator SplitBooks, deweloper ma dostęp administracyjny do bazy danych w celach utrzymania i wsparcia, ale nie korzysta z danych Twojego workspace poza naprawą błędów, odpowiedzią na zgłoszenie wsparcia lub spełnieniem obowiązku prawnego.

3. Podstawa prawna przetwarzania

• Wykonanie umowy — świadczenie usługi wspólnej księgowości, na którą się zarejestrowano.
• Prawnie uzasadniony interes — utrzymanie bezpieczeństwa usługi, zapobieganie nadużyciom, naprawa błędów oraz zrozumienie, jak używany jest produkt, aby go usprawniać.
• Zgoda — tam, gdzie wyrażasz ją wprost (np. link zaproszenia, który udostępniasz partnerowi).

4. Gdzie przechowywane są dane

Dane są przechowywane u naszych dostawców infrastruktury: Supabase (baza danych, uwierzytelnianie, przechowywanie plików — region eu-central-2, Zurych), Netlify (hosting/CDN strony) oraz PostHog (EU Cloud, do analityki produktowej). W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy opieramy się na standardowych zabezpieczeniach umownych oferowanych przez tych dostawców.

5. Jak długo przechowujemy dane

Przechowujemy dane Twojej organizacji tak długo, jak Twoje konto lub organizacja pozostaje aktywne. Jeśli poprosisz o usunięcie konta lub konkretnego rekordu, usuniemy go w rozsądnym terminie, chyba że musimy go zachować w celu spełnienia obowiązku prawnego.

6. Twoje prawa

Jeśli znajdujesz się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, masz prawo do: dostępu do swoich danych osobowych; ich sprostowania; żądania usunięcia; ograniczenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania; oraz otrzymania kopii danych w formacie przenośnym. Możesz również złożyć skargę do krajowego organu ochrony danych (w Polsce: UODO). Aby skorzystać z tych praw, napisz do nas: support@ai-consilium.com.

7. Bezpieczeństwo

Połączenia z SplitBooks są szyfrowane (HTTPS/TLS). Dostęp do danych Twojej organizacji jest ograniczony za pomocą reguł bezpieczeństwa na poziomie bazy danych, dzięki czemu tylko członkowie Twojej organizacji widzą jej transakcje i paragony.

8. Dzieci

SplitBooks jest przeznaczony do użytku biznesowego przez osoby dorosłe i nie jest kierowany do dzieci.

9. Zmiany niniejszej polityki

Możemy od czasu do czasu aktualizować tę politykę. Istotne zmiany będą odzwierciedlone przez aktualizację daty "Ostatnia aktualizacja" powyżej.

1. Хто ми

SplitBooks ("ми") розробляється та керується AI Consilium — наразі це незалежний проєкт одного розробника, ще не зареєстрований як компанія. SplitBooks — інструмент спільної бухгалтерії, який використовують бізнес-партнери для обліку доходів, витрат і розподілу прибутку. З будь-якими питаннями щодо конфіденційності звертайтеся: support@ai-consilium.com.

2. Які дані ми збираємо

• Дані облікового запису: email та пароль (обробляються нашим провайдером автентифікації, Supabase).
• Дані робочого простору: назва організації, імена партнерів, відсотки розподілу прибутку, ставка податкового резерву.
• Дані транзакцій: дати, суми, категорії, описи, назви проєктів та хто створив кожен запис.
• Чеки: фото або скани чеків, які ви завантажуєте, зберігаються в приватному хмарному сховищі.
• PIN пристрою: опціональний 4-значний локальний код блокування, що зберігається лише на вашому пристрої — ніколи не надсилається на наші сервери.
• Технічні дані: базові журнали з'єднань (IP-адреса, часові мітки), які автоматично генерують наші хостинг-провайдери (Netlify, Supabase) для безпеки та запобігання зловживанням.
• Аналітичні дані: ми використовуємо PostHog — інструмент аналітики з хостингом у ЄС — щоб бачити, скільки людей користуються SplitBooks і якими функціями (наприклад, перегляди сторінок, натискання кнопок, приблизне місцезнаходження за IP-адресою). Це не включає суми транзакцій, чеки чи інші фінансові дані.

Ми не продаємо ваші дані і не передаємо їх третім сторонам у рекламних цілях. Як єдиний оператор SplitBooks на даний момент, розробник має адміністративний доступ до бази даних для обслуговування та підтримки, але не використовує дані вашого робочого простору, крім випадків виправлення помилок, відповіді на звернення до підтримки або виконання юридичних вимог.

3. Чому ми обробляємо ці дані (правова підстава)

• Виконання договору — для надання послуги спільної бухгалтерії, на яку ви зареєструвалися.
• Законний інтерес — щоб підтримувати безпеку сервісу, запобігати зловживанням, виправляти помилки та розуміти, як використовується продукт, щоб його покращувати.
• Згода — там, де ви явно її надаєте (наприклад, посилання-запрошення, яким ви ділитеся з партнером).

4. Де зберігаються ваші дані

Ваші дані зберігаються у наших провайдерів інфраструктури: Supabase (база даних, автентифікація та зберігання файлів — регіон eu-central-2, Цюрих), Netlify (хостинг/CDN сайту) та PostHog (EU Cloud, для продуктової аналітики). У випадку передачі даних за межі Європейської економічної зони ми покладаємося на стандартні договірні гарантії, що їх пропонують ці провайдери.

5. Як довго ми їх зберігаємо

Ми зберігаємо дані вашого робочого простору доти, доки ваш обліковий запис або організація активні. Якщо ви попросите видалити обліковий запис або конкретний запис, ми зробимо це протягом розумного строку, окрім випадків, коли зобов'язані зберігати дані для виконання юридичних вимог.

6. Ваші права

Якщо ви перебуваєте в Європейській економічній зоні, ви маєте право: на доступ до своїх персональних даних; на їх виправлення; на вимогу видалення; на обмеження або заперечення обробки; та на отримання копії ваших даних у портативному форматі. Ви також можете подати скаргу до національного органу захисту даних (у Польщі: UODO). Щоб скористатися цими правами, звертайтеся: support@ai-consilium.com.

7. Безпека

З'єднання з SplitBooks шифруються (HTTPS/TLS). Доступ до даних вашого робочого простору обмежений за допомогою правил безпеки на рівні бази даних, тому лише учасники вашої організації бачать її транзакції та чеки.

8. Діти

SplitBooks призначений для бізнес-використання дорослими і не орієнтований на дітей.

9. Зміни цієї політики

Ми можемо час від часу оновлювати цю політику. Суттєві зміни будуть відображені шляхом оновлення дати "Останнє оновлення" вище.