A quick, plain-language tour of every screen in SplitBooks. Takes about 3 minutes to read.
New here? Log in to SplitBooks and a short interactive tour will pop up automatically the first time. You can replay it anytime from Settings → Replay tour.
Your home screen. Four numbers at the top — Total Income, Total Expenses, Tax Reserve, and Net Profit — for the current month. Below that, partner balances show, for each partner, their profit share, what they were paid, and the result. How payouts count is your choice in Settings (see Partner payouts below). Each partner's card has a Withdraw button on each partner's card and a clickable withdrawal history showing who withdrew how much and when. A "Pending" panel lists transactions recorded but not yet marked as verified — nothing there affects your balances until you mark it paid.
Expense with receipt. The button at the top records a purchase in four taps: photo of the receipt, amount, project, save. It is saved as paid; category and account default to the ones you used last on this phone. Photos are shrunk before upload, so it is quick on mobile data.
Add income, expenses, transfers, and partner draws. Each transaction gets a date, amount, account (bank / cash / tax reserve), project, category, and optional description and receipt photo. Only verified transactions count toward balances and profit — this stops a typo or a not-yet-cleared payment from throwing off your numbers.
The category list follows the direction: income categories for income, expense categories for expenses, partner names for partner payouts. Need a new project? Pick + New project… at the end of the project list — the rest of the form stays filled in.
Tag transactions with a project (a job, a property, a client — whatever unit makes sense for your business) to see which one is actually profitable, separate from the overall total. Tap any project card to open the full list of its transactions.
Contract amount. When you create a project you can enter the agreed amount. The card then shows the contract, what came in (paid income only) and how much the client still owes — or “paid in full”.
Partner split inside a project. The same window shows how the money from this job divides between you: for each partner — their profit share, what they were paid on this job (payouts tagged to this project) and the result, counted by the payout model chosen in Settings. Main figures count verified transactions only; the number in brackets is the forecast including pending ones. Note: a payout only counts toward a project if you selected that project when recording it.
Every receipt or photo attached to a transaction shows up here, in one place, so you're not hunting through months of records at tax time.
At month end, export a PDF or Excel report, optionally email it to your partner, then lock the month. Besides the overall report there is Export by project — the same numbers broken down job by job, with subtotals and a grand total. Reports come out in the language you are using, and amounts in Excel are real numbers, so you can sum and filter them there. Locking is enforced by the database itself, not just hidden in the interface — once locked, no transaction dated in that month can be added, edited, or deleted until an owner unlocks it again.
Company name, partner names and share split, how partner payouts count, base currency (PLN, EUR, USD, UAH and other European currencies), tax reserve rate, default language, dark/light theme, an optional device PIN lock, and the invite link for your partner. Settings are locked by default — tap the lock button to unlock before editing, and it re-locks the next time you open the tab, so you don't change something by accident.
Payment for work (default). A payout is what the partner earned for their work, on top of the profit share. The share is split from what is left after expenses, the tax reserve and both partners' payouts. The card shows Profit share + Paid for work = Total.
Advance from the share. A payout is taken out of the partner's own share. The share is split from profit after the tax reserve; the card shows Profit share − Paid out = Still to pay (a negative number means the partner was overpaid). Only the owner can switch it: Settings → Partner payouts are. Dashboard, projects and reports follow the choice.
In Settings, generate a one-time invite link, then either type your partner's e-mail and press Send by email — they get a message from invite@splitbooks.pl with a button — or copy the link and send it yourself. Whoever opens it and signs up joins your same shared workspace — they don't create a separate one. Only the workspace owner can generate invites.
With a partner in the workspace, each of you sees the other’s new entries under To approve on the Dashboard. “Approve” means “I checked it” — it does not change any balance. You cannot approve your own entry, and editing an approved entry (amount, date, category…) sends it back for approval. Entries not approved yet show “⏳ not approved”. Working alone? Then there is nothing to approve and the card is hidden. Either partner can also mark the other’s pending entries as paid.
Owner can edit the tax rate, lock/unlock months, approve or reject delete requests, and delete any transaction directly. Member can freely delete their own unverified transactions — deleting someone else's transaction, or one that's already verified, sends a delete request the owner has to approve. This is enforced on the database side, not just in the interface.
Email [email protected] and we'll help you out.
Krótkie, proste wyjaśnienie każdego ekranu w SplitBooks. Czyta się około 3 minuty.
Pierwszy raz tutaj? Zaloguj się do SplitBooks — krótka interaktywna wycieczka pojawi się automatycznie przy pierwszym logowaniu. Możesz ją uruchomić ponownie w Ustawienia → Pokaż przewodnik ponownie.
Ekran główny. Cztery liczby u góry — Przychody, Koszty, Rezerwa podatkowa i Zysk netto — za bieżący miesiąc. Poniżej saldo partnerów: udział w zysku, ile wypłacono i wynik. Jak liczyć wypłaty, wybierasz w Ustawieniach (patrz Wypłaty wspólników niżej). Na karcie każdego wspólnika przycisk Wypłać i klikalna historia, kto i ile wypłacił. Panel "Oczekujące" pokazuje transakcje zapisane, ale jeszcze niepotwierdzone — nic tam nie wpływa na saldo, dopóki nie oznaczysz jako opłacone.
Wydatek z paragonem. Przycisk na górze zapisuje zakup w czterech dotknięciach: zdjęcie paragonu, kwota, projekt, zapisz. Zapisuje się jako zapłacony; kategoria i konto podstawiają się takie, jakich ostatnio używałeś na tym telefonie. Zdjęcia są zmniejszane przed wysłaniem, więc działa szybko nawet na mobilnym internecie.
Dodawaj przychody, koszty, przelewy i wypłaty dla wspólników. Każda transakcja ma datę, kwotę, rachunek (bank / kasa / rezerwa podatkowa), projekt, kategorię oraz opcjonalny opis i zdjęcie paragonu. Tylko transakcje potwierdzone liczą się do salda i zysku.
Lista kategorii zależy od kierunku: kategorie przychodów dla wpływów, kategorie wydatków dla wydatków, imiona wspólników dla wypłat. Potrzebujesz nowego projektu? Wybierz + Nowy projekt… na końcu listy projektów — reszta formularza zostaje wypełniona.
Oznaczaj transakcje projektem (zlecenie, nieruchomość, klient — cokolwiek pasuje do Twojej firmy), żeby zobaczyć, który z nich faktycznie przynosi zysk. Kliknij kartę projektu, aby zobaczyć pełną listę jego transakcji.
Kwota umowy. Tworząc projekt, możesz wpisać uzgodnioną kwotę. Karta pokaże wtedy umowę, ile wpłynęło (tylko zapłacone przychody) i ile klient jeszcze jest winien — albo „opłacono w całości”.
Podział między wspólników w projekcie. W tym samym oknie widać, jak pieniądze z tego zlecenia dzielą się między was: dla każdego wspólnika — udział w zysku, ile mu wypłacono przy tym zleceniu (wypłaty przypisane do tego projektu) i wynik, liczony według sposobu wybranego w Ustawieniach. Główne kwoty liczą tylko transakcje potwierdzone; liczba w nawiasie to prognoza z oczekującymi. Uwaga: wypłata liczy się do projektu tylko wtedy, gdy przy jej zapisywaniu wybrano ten projekt.
Każdy paragon lub zdjęcie dołączone do transakcji pojawia się tutaj, w jednym miejscu.
Na koniec miesiąca wyeksportuj raport PDF lub Excel, opcjonalnie wyślij go do wspólnika, a potem zablokuj miesiąc. Obok raportu ogólnego jest Eksport według projektów — te same liczby w rozbiciu na zlecenia, z podsumowaniami i sumą łączną. Raporty powstają w języku, którego używasz, a kwoty w Excelu są prawdziwymi liczbami, więc można je tam sumować i filtrować. Blokada jest wymuszona przez samą bazę danych — po zablokowaniu żadna transakcja z tego miesiąca nie może być dodana, edytowana ani usunięta, dopóki właściciel jej nie odblokuje.
Nazwa firmy, imiona wspólników i podział udziałów, sposób liczenia wypłat wspólników, waluta bazowa (PLN, EUR, USD, UAH i inne waluty europejskie), stawka rezerwy podatkowej, domyślny język, motyw jasny/ciemny, opcjonalna blokada PIN oraz link zapraszający wspólnika. Ustawienia są domyślnie zablokowane — odblokuj przyciskiem przed edycją, a przy następnym otwarciu zablokują się ponownie.
Wynagrodzenie za pracę (domyślnie). Wypłata to zapłata za pracę wspólnika, oprócz jego udziału w zysku. Udział liczy się od tego, co zostaje po kosztach, rezerwie podatkowej i wypłatach obu wspólników. Karta pokazuje Udział w zysku + Wypłacono za pracę = Razem.
Zaliczka z udziału. Wypłata jest pobierana z własnego udziału wspólnika. Udział liczy się od zysku po rezerwie podatkowej; karta pokazuje Udział w zysku − Wypłacono = Do wypłaty (liczba ujemna oznacza nadpłatę). Przełącza tylko właściciel: Ustawienia → Wypłaty wspólników to. Panel, projekty i raporty liczą według wyboru.
W Ustawieniach wygeneruj jednorazowy link zapraszający, a potem wpisz e-mail wspólnika i naciśnij Wyślij e-mailem — dostanie wiadomość od invite@splitbooks.pl z przyciskiem — albo skopiuj link i wyślij go sam. Osoba, która go otworzy i się zarejestruje, dołączy do tego samego wspólnego workspace. Tylko właściciel workspace może generować zaproszenia.
Jeśli w firmie jest wspólnik, każdy z was widzi nowe wpisy drugiego w sekcji Do zatwierdzenia na Panelu. „Zatwierdzam” znaczy „sprawdziłem” — nie zmienia żadnego salda. Nie możesz zatwierdzić własnego wpisu, a edycja zatwierdzonego wpisu (kwota, data, kategoria…) wysyła go ponownie do zatwierdzenia. Niezatwierdzone wpisy mają oznaczenie „⏳ niezatwierdzony”. Pracujesz sam? Wtedy nie ma czego zatwierdzać i karta jest ukryta. Każdy wspólnik może też oznaczyć oczekujące wpisy drugiego jako zapłacone.
Właściciel może zmieniać stawkę podatkową, blokować/odblokowywać miesiące, zatwierdzać lub odrzucać prośby o usunięcie oraz usuwać dowolną transakcję bezpośrednio. Członek może swobodnie usuwać własne niepotwierdzone transakcje — usunięcie cudzej lub już potwierdzonej transakcji tworzy prośbę, którą musi zatwierdzić właściciel.
Napisz na [email protected] — pomożemy.
Короткий, зрозумілий огляд кожного екрана в SplitBooks. Читання займає близько 3 хвилин.
Вперше тут? Увійдіть у SplitBooks — короткий інтерактивний тур з'явиться автоматично під час першого входу. Ви можете запустити його знову в будь-який час: Налаштування → Показати екскурсію знову.
Головний екран. Чотири цифри вгорі — Дохід, Витрати, Податковий резерв і Чистий прибуток — за поточний місяць. Нижче — баланси партнерів: частка прибутку, скільки виплачено і підсумок. Як рахувати виплати, обираєте в Налаштуваннях (див. Виплати партнерам нижче). На картці кожного партнера — кнопка «Вивести» та клікабельна історія, хто скільки і коли вивів. Панель "Очікує" показує транзакції, які вже записані, але ще не підтверджені — вони не впливають на баланс, поки їх не позначено як оплачені.
Витрата з чеком. Кнопка вгорі записує покупку за чотири дотики: фото чека, сума, проєкт, зберегти. Записується як сплачена; категорія й рахунок підставляються ті, якими ви користувалися востаннє на цьому телефоні. Фото зменшуються перед відправкою, тож працює швидко навіть на мобільному інтернеті.
Додавайте дохід, витрати, перекази та виплати партнерам. Кожна транзакція має дату, суму, рахунок (банк / готівка / податковий резерв), проєкт, категорію та опціонально опис і фото чека. У баланс і прибуток входять лише підтверджені транзакції — це не дає описці чи ще не проведеному платежу зіпсувати цифри.
Список категорій залежить від напрямку: категорії доходів для доходів, категорії витрат для витрат, імена партнерів для виплат. Потрібен новий проєкт? Оберіть + Новий проєкт… наприкінці списку проєктів — решта форми лишається заповненою.
Позначайте транзакції проєктом (замовлення, об'єкт, клієнт — що завгодно, що підходить вашому бізнесу), щоб бачити, який з них насправді приносить прибуток, окремо від загального підсумку. Натисніть на картку проєкту, щоб відкрити повний список його транзакцій.
Сума договору. Створюючи проєкт, можна вказати узгоджену суму. Тоді картка покаже договір, скільки надійшло (лише сплачені доходи) і скільки клієнт ще винен — або «оплачено повністю».
Розподіл між партнерами в проєкті. У цьому ж вікні видно, як гроші з цього замовлення діляться між вами: для кожного партнера — частка прибутку, скільки йому виплачено на цьому замовленні (виплати, прив'язані до цього проєкту) і підсумок, порахований за способом, обраним у Налаштуваннях. Основні суми враховують лише підтверджені транзакції; число в дужках — прогноз із очікуючими. Важливо: виплата потрапляє в розрахунок проєкту, лише якщо під час запису їй вказали цей проєкт.
Кожен чек або фото, прикріплені до транзакції, з'являються тут, в одному місці, щоб не шукати їх серед місяців записів під час звітності.
Наприкінці місяця експортуйте звіт у PDF або Excel, за бажанням надішліть його партнеру, а потім заблокуйте місяць. Крім загального звіту є Експорт за проєктами — ті самі цифри в розбивці за замовленнями, з підсумками по кожному й загальним разом. Звіти формуються мовою, якою ви користуєтесь, а суми в Excel — справжні числа, тож їх можна там додавати й фільтрувати. Блокування забезпечує сама база даних, а не лише інтерфейс — після блокування жодну транзакцію цього місяця не можна додати, змінити чи видалити, поки власник її не розблокує.
Назва компанії, імена партнерів і розподіл частки, спосіб рахувати виплати партнерам, базова валюта (PLN, EUR, USD, UAH та інші європейські валюти), ставка податкового резерву, мова за замовчуванням, темна/світла тема, опціональний PIN-код пристрою та посилання-запрошення для партнера. Налаштування заблоковані за замовчуванням — натисніть кнопку блокування, щоб розблокувати перед редагуванням; вони знову заблокуються при наступному відкритті вкладки.
Оплата за роботу (за замовчуванням). Виплата — це оплата роботи партнера, окремо від його частки прибутку. Частка рахується від того, що лишається після витрат, податкового резерву й виплат обох партнерів. Картка показує Частка прибутку + Виплачено за роботу = Разом.
Аванс із частки. Виплата береться з власної частки партнера. Частка рахується від прибутку після податкового резерву; картка показує Частка прибутку − Виплачено = До виплати (від’ємне число означає переплату). Перемикає лише власник: Налаштування → Виплати партнерам — це. Панель, проєкти й звіти рахують за вибором.
У Налаштуваннях згенеруйте одноразове посилання-запрошення, потім впишіть e-mail партнера й натисніть Надіслати e-mail — він отримає лист від invite@splitbooks.pl з кнопкою — або скопіюйте посилання й надішліть самі. Той, хто відкриє його й зареєструється, приєднається до вашого спільного робочого простору — а не створить окремий. Генерувати запрошення може лише власник робочого простору.
Якщо у компанії є партнер, кожен із вас бачить нові записи іншого в розділі На підтвердження на Панелі. «Підтверджую» означає «я перевірив» — це не змінює жодного балансу. Свій запис підтвердити не можна, а зміна підтвердженого запису (сума, дата, категорія…) повертає його на підтвердження. Непідтверджені записи мають позначку «⏳ не підтверджено». Працюєте самі? Тоді підтверджувати нічого, і картку приховано. Кожен партнер також може позначити очікувані записи іншого як сплачені.
Власник може змінювати податкову ставку, блокувати/розблоковувати місяці, схвалювати або відхиляти запити на видалення та видаляти будь-яку транзакцію напряму. Учасник може вільно видаляти власні непідтверджені транзакції — видалення чужої транзакції або вже підтвердженої створює запит, який має схвалити власник. Це забезпечується на рівні бази даних, а не лише в інтерфейсі.
Напишіть на [email protected] — ми допоможемо.